Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales se realizará el Tratamiento de sus Datos Personales.
1. Responsable del Tratamiento.
PFIZER S.A.S. sociedad comercial, identificada con NIT. 860.039.561-1 y matriculada en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., es la persona jurídica Responsable del Tratamiento de
los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos (en adelante “PFIZER”).
Los datos de contacto de PFIZER son los siguientes:
Dirección: Avenida Suba No. 95 – 66
Ciudad: Bogotá D.C.
Teléfono: 6002300
Área de contacto: Área Legal
Correo: [email protected]
2. Tratamiento de Datos Personales.
PFIZER en el ejercicio de su objeto social podrá realizar el Tratamiento de Datos Personales el cual incluye de forma general: la recolección, almacenamiento, uso, circulación, administración o supresión de sus empleados, contratistas, proveedores, clientes, pacientes, visitantes y terceros entre otros, directamente o a través de contratistas o mandatarios Encargados para ello.
PFIZER realizará dicho Tratamiento siempre que cuente con la Autorización previa, expresa e informada de los Titulares, y en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas
concordantes que regulen la materia.
Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, PFIZER no recolectará Datos Personales sin la Autorización previa del Titular.
La recolección de Datos Personales por parte de PFIZER se limitará a aquellos datos pertinentes y adecuados, para la finalidad por la cual son recolectados o requeridos conforme a la Normativa Vigente.
3. Transferencia de Datos Personales.
La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos
Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
De conformidad con lo establecido el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la Transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles
adecuados de protección de Datos Personales según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante la “SIC”), los cuales, en ningún caso
podrán ser inferiores a los exigidos por la Ley 1581 de 2015, los principios y estándares fijados por SIC) .
Es por esto que, salvo en los casos en donde esta prohibición no aplique, PFIZER llevará a cabo la Transferencia internacional de Datos Personales cuando la misma sea necesaria y permitida, y lo hará en los términos de la Normativa Vigente, la Circular Única de la SIC y demás normas concordantes vigentes y aplicables en la materia, siguiendo los procedimientos que le apliquen para hacerlo.
4. Transmisión internacional de Datos Personales.
La Transmisión de Datos Personales por su parte, implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Colombia y tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
PFIZER cuenta con procedimientos establecidos para realizar la Transmisión nacional e internacional de Datos Personales los cuales se ajustan a lo exigido por la Normativa Vigente.
Es por esto que, en caso de que PFIZER contrate un servicio con un proveedor ubicado fuera del país, se aplican los mismos criterios descritos para la Transmisión a nivel nacional, y se
seguirán dichos procedimientos, asegurándose de cumplir con los estándares mínimos de protección de Datos Personales fijados por las autoridades para estos fines.
5. Finalidades del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales.
Las finalidades del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales que han autorizado tratar de forma libre y voluntaria, en los términos de este Aviso por parte de PFIZER o de los terceros que encargue para ello, dependerá de quien provengan, de la forma indicada a continuación:
a) Tratamiento de Datos Personales de personas vinculadas laboralmente a PFIZER y exempleados: Se realizará con el propósito de garantizar el cumplimiento de las políticas
de seguridad establecidas por PFIZER, para administrar información sobre las incorporaciones y salidas de empleados, comunicaciones y emergencias, gestión del personal, gestión de operaciones del negocio, mantener registro y evidencia de los estudios de confiabilidad preempleo para nuevos ingresos de funcionarios a PFIZER, para realizar investigaciones internas, auditorias, supervisión e investigaciones corporativas, para gestionar la participación de los empleados en las actividades y programas efectuados por PFIZER, para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de PFIZER relacionados con pagos de nómina, pagos y reportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado, para permitir el ingreso de los empleados a los sistemas e instalaciones de PFIZER y para conservar registros en cualquier tipo de formato con las autorizaciones otorgadas a PFIZER a través de terceros, entre otras obligaciones laborales a cargo de PFIZER y/o reportes ante autoridades.
b) Tratamiento de Datos Personales de empleados y colaboradores de PFIZER que reporten Conflictos de Interés: Se realizará con el fin de que PFIZER, por medio de la
recolección de la afirmación expresa de sus nuevos empleados o de sus colaboradores activos a través del diligenciamiento de la Declaración de Conflicto de Interés de manera permanente y continúa, pueda obtener los conflictos de interés aparentes, potenciales y/o reales que pudiesen impactar la gestión del empleado y/o de la Compañía misma, para que pueda ser revisada según los estándares vigentes con el objeto de establecer las medidas de mitigación a las que haya lugar, para garantizar total integridad y transparencia en la gestión profesional, particular y corporativa. Además de conservar registros con las autorizaciones otorgadas a PFIZER para realizar investigaciones internas y/o eventuales auditorías internas que garanticen su alineación a las políticas corporativas de PFIZER.
c) Tratamiento de Datos Personales de empleados de PFIZER y contratistas con acceso a la sede de PFIZER: Se realizará con el fin de que PFIZER tenga control sobre el ingreso, permanencia y salida por parte de empleados y contratistas de sus instalaciones en cumplimiento de las políticas de seguridad que tiene establecidas; brindar seguridad a las personas y a los bienes que se encuentran en las mismas; brindar información en casos de emergencias; realizar encuestas de opinión; entregar kits de bioseguridad de acuerdo con el protocolo establecido por PFIZER y; entrega de sim-cards por reposición de planes corporativos a empleados de PFIZER, y atender requerimientos de Autoridades.
d) Tratamiento de Datos Personales de empleados de PFIZER, contratistas, visitantes y terceros que ingresen a la sede de PFIZER: Se realizará con el fin de que PFIZER tenga control sobre el ingreso, permanencia y salida por parte de empleados, contratistas, visitantes y terceros de sus instalaciones en cumplimiento de las políticas de seguridad que tiene establecidas; brindar seguridad a las personas y a los bienes que se encuentran en las mismas y brindar información en casos de emergencias.
e) Tratamiento de Datos Personales de proveedores, clientes comerciales y terceros con los que PFIZER interactúe: Se realizará con el propósito de que PFIZER pueda cumplir con los procesos de presentación de ofertas comerciales, presentación de licitaciones, y demás procesos de negociación llevados a cabo con PFIZER, brindarles información comercial, invitarles a eventos y actividades con propósitos educativos y comerciales, contactarles mediante mensaje de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica y cualquier otro medio idóneo de comunicación, gestionar su ingreso a las instalaciones de PFIZER, para conservar registros en cualquier tipo de formato con las autorizaciones otorgadas a PFIZER a través de terceros, así como cumplir con las obligaciones contractuales a cargo de PFIZER, tales como facturación, pagos de honorarios, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas PFIZER tenga la obligación de realizar y demás actividades relacionadas con el objeto social de PFIZER, además de la atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por los Titulares de la información o por sus legitimarios.
f) Tratamiento de Datos Personales de médicos, odontólogos y otros profesionales de la salud: Se realizará con el fin de que PFIZER, respecto a los médicos, odontólogos y demás profesionales de la salud, pueda cumplir con las obligaciones contractuales que hubiere a su cargo, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consul tas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por los Titulares de la información o por sus legitimarios, asimismo, para conservar registros en cualquier tipo de formato con las autorizaciones otorgadas a PFIZER a través de terceros y para contactarles mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con PFIZER para brindarles información, educación general o apoyo de tipo educativo sobre temas relacionados con asuntos de salud, médicos o científicos, para entregarles materiales promocionales y/o muestras médicas. Así como para gestionar actividades administrativas, profesionales y científicas a cargo de PFIZER y en ocasiones en que PFIZER tenga en curso actividades, proyectos o estudios que puedan ser de su interés, o con el propósito de otorgar certificaciones de asistencia.
g) Tratamiento de Datos Personales de profesionales de la salud y recurso humano autorizado para la prestación del servicio farmacéutico (dependiente de farmacia): Se realizará con el fin de que PFIZER, con respecto a los profesionales de la salud y recurso humano autorizado para la prestación del servicio farmacéutico, incluidos los dependientes de farmacia, puedan ser contactados mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, plataformas virtuales idóneas y autorizadas para estos fines, redes sociales, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con PFIZER, para brindarles información médica, científica, de educación general, acerca de temas de salud, promocionales, información de producto, comercial de interés, dentro del marco de la información que pueda ser compartida a cada categoría de persona de conformidad con la legislación vigente y con los Códigos de Ética de la Industria que le son aplicables a PFIZER, para conservar registros en cualquier tipo de formato con las autorizaciones otorgadas a PFIZER a través de terceros, para invitarles a eventos y actividades con propósitos educativos y comerciales de PFIZER o patrocinados y para el envío de elementos y materiales tales como, material educativo, promocional, invitaciones, artículos promocionales, directamente o a través de terceros autorizados por PFIZER dentro del marco de los elementos que pueden ser entregados a cada categoría de persona, de conformidad con la legislación vigente y con los Códigos de Ética de la Industria que le son aplicables a PFIZER y sus políticas internas. Así como para gestionar actividades administrativas, profesionales y científicas a cargo de PFIZER y en ocasiones en que PFIZER tenga en curso actividades, proyectos o estudios que puedan ser de su interés, o con el propósito de otorgar certificaciones de asistencia.
h) Tratamiento de Datos Personales de Receptor de Transferencias de Valor del Sector Salud: Se realizará con el fin de que PFIZER, entregue al Ministerio de Salud y Protección Social a través del Registro de Transferencias de Valor del Sector Salud (RTVSS) de manera permanente y continúa, la información de las transferencias de valor que reciba de PFIZER, para que pueda ser revisada y publicada en la forma establecida por la normatividad vigente, en aras de garantizar la transparencia de las relaciones entre los actores del sector salud, la industria farmacéutica y de tecnologías en salud y para conservar registros en cualquier tipo de formato con las autorizaciones otorgadas a PFIZER a través de terceros. PFIZER solo entregará la información pertinente con ocasión del cumplimiento de la Resolución 2881 de 2018 (Transferencia de valor del Sector Salud) y demás normas, que las complementen y/o modifiquen o sustituyan, así como por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.
i) Tratamiento de Datos Personales de pacientes, cuidadores y usuarios de productos de PFIZER: Se realizará con el propósito de gestionar actividades administrativas, profesionales y científicas a cargo de PFIZER, para contactarlos mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, para brindarles información, enviarles elementos y materiales, hacer seguimiento educativo, consultar, actualizar, transferir y dar a conocer sus datos con el médico y/o institución tratante relativos a su tratamiento con el fin de cumplir con los requerimientos de seguridad y soporte a la adherencia, recibir apoyo de tipo educativo sobre temas relacionados con asuntos de salud, médicos o científicos, como parte de los Programas de Pacientes de PFIZER. Así como para gestionar actividades administrativas, profesionales y científicas a cargo de PFIZER y en ocasiones en que PFIZER tenga en curso actividades, proyectos o estudios que puedan ser de su interés, o con el propósito de otorgar certificaciones de asistencia, para cumplir con las obligaciones a cargo de PFIZER relacionadas con la calidad de sus productos, y con el fin de atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por los Titulares de la información o por sus legitimarios.
j) Tratamiento de Datos Personales de Líderes de Asociaciones de Pacientes: Se realizará para que PFIZER pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, llevar a cabo interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, llevar a cabo gestiones del Programa de Pacientes, gestión de actividades asociativas y culturales, invitación y coordinación de seminarios, conferencias, y en general, eventos académicos nacionales y/o internacionales liderados por PFIZER, peticiones, solicitudes y acciones que surjan con ocasión y en relación con los Datos Personales recopilados y resolver los reclamos hechos por los Titulares de la información o sus legitimarios. Así mismo, para poder contactarlos mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con PFIZER para actualizar la información de los Titulares, solicitarles ampliación de la información, brindarles información y educación general acerca de temas de salud e información
médica y científica.
k) Tratamiento de Datos Personales de empleados de PFIZER profesionales de la salud: Se realizará con el fin de que PFIZER pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, llevar a cabo interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, cumplir con las respectivas actualizaciones del repositorio global de PFIZER, atender consultas, peticiones, solicitudes y acciones que surjan con ocasión y en relación con los Datos Personales recopilados y resolver los reclamos hechos por los Titulares de la información o por sus legitimarios. Así mismo, para contactarles mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con PFIZER para actualizar su información, solicitarles ampliación de la información, para aplicar encuestas o brindarles información y educación general acerca de temas de salud e información médica y científica.
l) Tratamiento de Datos Personales de empleados de PFIZER miembros de la Fuerza de Ventas: Se realizará con el fin de que PFIZER pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, gestionar actividades administrativas relacionadas con la gestión de la visita médica, brindarles información o apoyo sobre temas relacionados con las actividades y herramientas para la visita médica, distribución y entrega de muestras médicas y materiales promocionales u otro tipo de materiales que PFIZER en el desarrollo de su objeto social requiera enviarles, atender consultas, peticiones, solicitudes y acciones que surjan con ocasión y en relación con los Datos Personales recopilados y resolver los reclamos, hechas por los Titulares de la información o por sus legitimarios. Así mismo, para ser contactado mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con PFIZER para actualizar su información, solicitarles ampliación de la información, para recibir material asociado con las finalidades descritas y/o brindarles información y educación general acerca de temas de salud e información médica y científica.
m) Tratamiento de Datos Personales de empleados de PFIZER, contratistas y familiares: Se realizará con el fin de cumplir con los intereses legítimos de los Titulares en cumplimiento con las disposiciones legales o reglamentarias, basándose en el consentimiento otorgado por los Titulares.
n) Tratamiento de Datos Personales de Terceros (entre otros, candidatos a cargos de PFIZER, miembros de gobierno y cualquier persona con la cual PFIZER requiera interactuar en virtud de su objeto social): Se realizará con el fin de evaluar aplicaciones, licitaciones, propuestas, dentro de los procesos de selección de la Compañía para cargos y prestación de servicios respectivamente y cualquier otro asunto relacionado con su objeto social.
6. Datos Personales de niños, niñas y adolescentes.
En caso de que PFIZER llegare a realizar algún tipo de Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, lo realizará conforme a los fines autorizados, y en los términos
exigidos por Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes aplicables.
7. Datos Sensibles.
Los Datos Personales Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueven intereses de cualquier partido político o que garantizan los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El Titular no está obligado a suministrar Datos Sensibles a PFIZER y, en caso de hacerlo, PFIZER garantizará que el Tratamiento que realice, se haga en los términos de la Ley 1581 de 2012 y
demás normas concordantes aplicables.
8. Derechos del Titular.
Los Titulares de los Datos Personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer sus Datos Personales; actualizarlos cuando hayan tenido alguna variación; rectificarlos cuando resulten inexactos, incompletos o inexistes; cancelarlos o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o cuando el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Normativa Vigente.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada salvo cuando no sea requerido, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Normativa Vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Normativa Vigente.
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. Confidencialidad de los Datos Personales.
PFIZER mantendrá la confidencialidad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, y sólo los divulgará por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control o de las autoridades que tengan la facultad legal de solicitarlos.
10. Medidas de Seguridad.
PFIZER cuenta con las medidas necesarias para garantizar la seguridad de sus Bases de Datos con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los Datos Personales que se encuentra en las mismas.
Como garantía de lo anterior, las políticas de PFIZER sobre seguridad de la información personal se encuentran alienadas con las leyes locales y corporativas, y éstas aseguran que PFIZER cuenta con controles de seguridad para el Tratamiento de Datos Personales, controles de seguridad en sus sistemas de información personal y procedimientos para la gestión de
Incidentes de Seguridad.
Así mismo, dichas políticas obligan a PFIZER a efectuar auditorías de manera periódica, con el fin de controlar y monitorear la seguridad de la información contenida en sus Bases de Datos y el correcto manejo de las mismas.
11. Mecanismos para conocer la política de tratamiento de Datos Personales de
PFIZER.
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra ubicada de forma electrónica en la página de PFIZER:
https://www.pfizer.com.co/acerca-de-pfizer/politica-de-manejo-de-datos-personales
12. Modificaciones al Aviso:
Cualquier modificación al presente Aviso le será notificado a través de la página web de PFIZER:
www.pfizer.com.co
Fecha de modificación: Quince (15) de febrero de dos mil veintidós (2022).